Görevler

Özet

Görevler, bir projedeki işlerin oluşturulduğu, atandığı ve tamamlanana kadar takip edildiği yerdir. Her görevin bir başlığı, önceliği, durumu ve sorumluları vardır; ayrıca sisteme kaydedildiği anda kendisine benzersiz bir görev numarası atanır. Görevler yalnızca içinde bulunduğunuz projeye aittir; başka projelerin görevleriyle karışmaz.

Görevlerinizi iki farklı görünümde izleyebilirsiniz. Liste görünümü tüm görevleri bir tablo hâlinde sunar ve arama, filtreleme, dışa aktarma yapmanızı sağlar. Kanban panosu ise görevleri durumlarına göre sütunlara (Yeni, Yapılıyor, Beklemede, Kapandı) dizer; bir görevi sürükleyip bırakarak durumunu değiştirirsiniz.

Bir görev, yaşam döngüsü boyunca bir dizi olaydan geçer: kabul edilir, başlatılır, gerektiğinde duraklatılıp devam ettirilir ve sonunda bitirilir, iptal edilir ya da reddedilir. Bu olayların tümü görevin geçmişinde saklanır, böylece kimin ne zaman hangi adımı attığı her zaman görülebilir. Göreve ayrıca kontrol listeleri, yorumlar, dokümanlar ve anketler ekleyebilirsiniz.

Kimler kullanır

• Görev oluşturanlar: Proje yöneticileri ve iş dağıtan ekip üyeleri. Yeni görev açar, öncelik belirler, sorumluları atar ve zorunlu dokümanları tanımlar.
• Sorumlular (atananlar): Göreve atanmış kişiler veya gruplar. Görevi kabul eder, üzerinde çalışır ve durumunu ilerletir.
• İzleyenler: Projedeki görevleri görme yetkisi olan herkes. Görev listesini ve geçmişini görebilir; kendisine atanmamış görevleri değiştiremez.

Küçük ekiplerde herkes hem görev oluşturur hem de üzerinde çalışır. Daha büyük ekiplerde iş dağıtımı yöneticide, uygulama ise sahalardaki ekip üyelerindedir.

Adım adım süreç

1. Görevi oluşturun. Görevler bölümünde “Yeni Görev” ile boş bir görev açın ya da hazır bir görev şablonundan (template) başlayın. Şablon kullanırsanız başlık, öncelik ve planlama değerleri otomatik dolar.
2. Temel bilgileri girin. Başlık, açıklama, öncelik (Düşük, Orta, Yüksek, Kritik), kategori ve lokasyon alanlarını doldurun. Görev numarasını boş bırakırsanız proje koduna göre otomatik oluşturulur.
3. Planlama yapın. İsteğe bağlı olarak efor puanı, tahmini süre ve planlı başlangıç/bitiş tarihlerini girerek iş yükünü öngörün.
4. Sorumluları atayın. Atamalar bölümünden görevi bir veya birden çok kişiye ya da gruba atayın. Gerekirse yalnızca birincil sorumlunun süreci ilerletmesine izin verebilirsiniz.
5. Zorunlu dokümanları belirleyin. Görevin bitirilebilmesi için yüklenmesi gereken belgeleri Dokümanlar sekmesinde tanımlayın. Eksik zorunlu belge varsa görev tamamlanamaz.
6. Görevi ilerletin. Kanban panosunda görevi sütunlar arasında sürükleyin ya da görev detayında olay butonlarını (Kabul Et, Başlat, Duraklat, Devam Et, Bitir) kullanın. Her adım geçmişe bir not olarak eklenir.
7. Takip edin ve raporlayın. Kontrol listesi, yorumlar ve anketlerle ayrıntıları yönetin; “Benim” ve “Gruplarım” hızlı filtreleriyle size ait işlere odaklanın; listeyi dışa aktararak raporlayın.

Süreç akışı

flowchart TD
    A[Görev oluştur] --> B[Öncelik, kategori, sorumlu ata]
    B --> C[Görev havuzda: Yeni]
    C --> D[Kabul Et]
    D --> E[Başlat: Yapılıyor]
    E --> F{Ara vermek<br/>gerekli mi?}
    F -- Evet --> G[Duraklat: Beklemede]
    G --> H[Devam Et]
    H --> E
    F -- Hayır --> I{Sonuç ne?}
    E --> I
    I -- Tamamlandı --> J[Bitir: Kapandı]
    I -- Vazgeçildi --> K[İptal Et: Kapandı]
    I -- Kabul edilmedi --> L[Reddet: Kapandı]

Sık sorulan sorular

Görev numarası nasıl atanır? Görev formunu açtığınızda proje koduna dayalı, sıradaki numara otomatik olarak sizin için ayrılır (örneğin PRJ-TSK-001). Aynı anda görev oluşturan başka kullanıcılar çakışmayan, farklı numaralar alır; böylece iki görev asla aynı numarayı taşımaz. Numarayı elle de girebilirsiniz, boş bırakırsanız sistem doldurur.

Bir görevi başkası düzenlerken açarsam ne olur? Görev listesinde o görevin üzerinde “Düzenleniyor” rozetini görürsünüz. Bu yalnızca bilgilendirme amaçlıdır; görevi yine de açıp kaydedebilirsiniz, kimse engellenmez. Ancak siz kaydederken başka biri sizden önce aynı görevi güncellediyse, “bu kayıt başka bir kullanıcı tarafından güncellendi” uyarısı çıkar ve en güncel hâli görmek için sayfayı yenilemeniz istenir. Böylece kimsenin değişikliği sessizce kaybolmaz.

Liste ile Kanban görünümü arasındaki fark nedir? Liste, tüm görevleri arama ve filtrelemeye uygun bir tablo hâlinde gösterir; raporlama ve toplu inceleme için idealdir. Kanban ise görevleri durumlarına göre sütunlara dizer ve sürükle-bırak ile hızlı durum değişikliği sağlar; günlük iş akışını görselleştirmek için uygundur. İki görünüm aynı görevleri gösterir, yalnızca sunum biçimi farklıdır.

Bir görevi kimler ilerletebilir? Varsayılan olarak göreve atanmış herkes süreci ilerletebilir. Görev oluştururken “yalnızca birincil sorumlu devam edebilir” seçeneğini işaretlerseniz, kabul ve ilerletme adımlarını yalnızca birincil sorumlu yapar. İzleme yetkisi olan diğer kullanıcılar görevi görebilir ama durumunu değiştiremez.

Zorunlu doküman ne işe yarar? Bazı görevler tamamlanmadan önce belirli belgelerin (örneğin bir tutanak veya fotoğraf) yüklenmesini gerektirir. Bu belgeleri zorunlu doküman olarak tanımlarsanız, eksik belge kaldığı sürece görev bitirilemez ve size hangi belgelerin eksik olduğu bildirilir.

Görev şablonu (template) nedir? Sık tekrarlanan işler için önceden hazırlanmış görev taslaklarıdır. Bir şablondan görev oluşturduğunuzda başlık, öncelik, planlama ve zorunlu doküman ayarları hazır gelir; her seferinde sıfırdan doldurmanız gerekmez.