E-posta ve Bildirimler

Özet

Platform, davetler, bildirimler ve hatırlatmalar gibi durumlarda kullanıcılara e-posta gönderir. Bu e-postaların kimden geldiği ve hangi sunucu üzerinden iletildiği her organizasyonun kendi kontrolündedir. E-posta (SMTP) ayarları sayesinde bir organizasyon, kendi e-posta altyapısını tanımlar; böylece ekibinize ulaşan mesajlar sizin kurumsal adresinizden, sizin markanızla gider.

Kendi e-posta sunucunuzu tanımlamak isteğe bağlıdır ama önerilir. Kendi ayarlarınızı girmezseniz sistem varsayılan bir gönderim yöntemi kullanabilir; kendi ayarlarınızı girdiğinizde ise gönderen adı, gönderen adresi ve iletim sunucusu tamamen sizin belirlediğiniz değerler olur. Bu, hem güvenilirlik hem de marka tutarlılığı açısından önemlidir; alıcılar tanıdık bir adresten gelen e-postaya daha çok güvenir.

Bir organizasyon birden fazla e-posta yapılandırması tanımlayabilir ve bunlardan birini varsayılan olarak işaretleyebilir. Ayarları kaydetmeden önce bağlantıyı test ederek her şeyin doğru çalıştığını doğrulayabilirsiniz.

Kimler kullanır

Organizasyon yöneticileri: E-posta sunucu ayarlarını girer, test eder ve varsayılan yapılandırmayı belirler. Bu ekran Organizasyon Ayarları içindeki E-posta (SMTP) bölümünde bulunur.
BT sorumluları: Kurumun e-posta sunucusuna ait teknik bilgileri (sunucu adresi, kullanıcı adı ve parola gibi) sağlar. Genellikle yönetici ile birlikte çalışır.
Ekip üyeleri: Ayarlarla doğrudan ilgilenmez, ancak davet ve bildirim e-postalarını bu yapılandırma sayesinde doğru gönderenden alır.

Adım adım süreç

E-posta bölümüne gidin. Organizasyon Ayarları içinden E-posta (SMTP) sekmesini açın. Tanımlı yapılandırmalarınızın listesini görürsünüz; henüz yoksa yeni bir tane eklemeniz istenir.
Yeni yapılandırma ekleyin. Ekle düğmesiyle bir form açılır. Yapılandırmaya tanıyabileceğiniz bir görünen ad verin (örneğin “Kurumsal E-posta”).
Sunucu bilgilerini girin. E-posta sağlayıcınızın verdiği sunucu adresi, bağlantı noktası, kullanıcı adı ve parolayı doldurun. Güvenli bağlantı seçeneğini sağlayıcınızın önerdiği şekilde işaretleyin.
Gönderen bilgilerini belirleyin. Alıcıların göreceği gönderen e-posta adresini ve gönderen adını girin. Bu, e-postaların “kimden” alanında görünecek değerdir.
Bağlantıyı test edin. Kaydetmeden önce test düğmesiyle ayarların gerçekten çalıştığını doğrulayın. Test başarısız olursa bilgileri gözden geçirip düzeltin.
Varsayılanı işaretleyin ve kaydedin. Birden fazla yapılandırma varsa hangisinin varsayılan olarak kullanılacağını seçin ve kaydedin. Artık organizasyonunuzun e-postaları bu ayarlarla gönderilir.

Bir yapılandırmayı sonradan düzenleyebilir, geçici olarak pasif hâle getirebilir veya tamamen silebilirsiniz. Pasif bir yapılandırma listede kalır ama e-posta gönderiminde kullanılmaz.

Süreç akışı

flowchart TD
    A[E-posta bölümüne git] --> B[Yeni yapılandırma ekle]
    B --> C[Sunucu ve gönderen bilgilerini gir]
    C --> D[Bağlantıyı test et]
    D --> E{Test başarılı mı?}
    E -- Hayır --> F[Bilgileri düzelt]
    F --> D
    E -- Evet --> G[Varsayılanı işaretle]
    G --> H[Kaydet]
    H --> I[Bildirimler bu ayarla gönderilir]

Sık sorulan sorular

Kendi e-posta sunucumu tanımlamak zorunda mıyım? Zorunlu değil, ama önerilir. Kendi ayarlarınızı girmezseniz sistem varsayılan bir yöntemle e-posta gönderebilir. Kendi yapılandırmanızı eklediğinizde ise e-postalar sizin kurumsal adresinizden ve markanızla gider.

Parolam güvende mi? E-posta sunucusu parolanız güvenli biçimde saklanır ve ekranda tekrar açık olarak gösterilmez. Bir yapılandırmayı düzenlerken parolayı boş bırakırsanız mevcut parola korunur; yalnızca değiştirmek istediğinizde yeni parolayı girmeniz gerekir.

Bağlantı testi neden başarısız olur? En yaygın nedenler yanlış sunucu adresi, hatalı bağlantı noktası, yanlış kullanıcı adı veya parola ve güvenli bağlantı seçeneğinin sağlayıcınızın beklediğinden farklı olmasıdır. Test mesajını okuyup ilgili alanı düzeltin, sonra tekrar deneyin.

Birden fazla e-posta yapılandırması ekleyebilir miyim? Evet. İstediğiniz kadar yapılandırma tanımlayabilir ve birini varsayılan olarak işaretleyebilirsiniz. Organizasyonunuzun e-postaları varsayılan yapılandırmayla gönderilir.

Hangi durumlarda e-posta gönderilir? Kullanıcı davetleri, katılım onayları ve çeşitli bildirimler e-posta ile iletilir. Bu mesajların hepsi organizasyonunuzun tanımlı e-posta yapılandırmasını kullanır.

Bir yapılandırmayı silersem ne olur? Silinen yapılandırma artık e-posta gönderiminde kullanılmaz. Eğer sildiğiniz varsayılan yapılandırmaysa, başka bir yapılandırmayı varsayılan olarak işaretlemeniz gerekir; aksi hâlde sistem varsayılan yönteme geri döner.