İş Akışları ve Onaylar

Özet

İş akışları, projedeki süreçleri otomatikleştirmenizi sağlar. Görsel bir düzenleyicide bir tetikleyiciyle başlayan ve ardından adım adım ilerleyen bir akış kurarsınız: koşula göre dallanan yollar, e-posta gönderme gibi aksiyonlar, bekleme süreleri ve onay adımları. Böylece “bir görev tamamlandığında ilgili kişiye bildirim gönder” ya da “her sabah bekleyen işleri hatırlat” gibi kuralları elle takip etmek yerine sisteme bırakabilirsiniz.

İş akışının en güçlü parçalarından biri onay süreçleridir. Bir talep veya belge, tek bir kişinin ya da art arda birden çok kademenin onayından geçebilir. Örneğin bir satın alma talebi önce yöneticiye, sonra müdüre, tutar yüksekse bir de üst yönetime gidebilir. Her kademe onaylar, reddeder ya da düzeltme için geri gönderir; tüm bu adımlar kaydedilir.

Onay şablonlarını hem organizasyon hem de proje düzeyinde tanımlayabilir, tutar gibi koşullara göre farklı zincirler kurabilirsiniz. Onaycılar, kendilerine düşen işleri “bekleyen onaylar” listesinden görür ve tek yerden yönetir. Her onay kaydının tam bir geçmişi tutulur; kimin ne zaman hangi kararı verdiği her zaman görülebilir.

Kimler kullanır

• Süreç tasarımcıları: İş akışı düzenleyicide tetikleyici, koşul ve onay adımlarını kuran yönetici veya süreç sorumluları.
• Talep sahipleri: Bir kaydı onaya gönderen kişiler. Talebi geri çekebilir, reddedilirse düzeltip yeniden gönderebilir.
• Onaycılar: Onay zincirindeki her kademede karar veren kişiler. Onaylar, reddeder, düzeltme ister ya da kararı vermeden önce bir uzmanın görüşünü almak için “ara onaya” gönderir.

Adım adım süreç

1. Yeni iş akışı oluşturun. İş Akışları bölümünde “Yeni İş Akışı” ile başlayın, bir ad ve isteğe bağlı açıklama girin.
2. Tetikleyiciyi seçin. Akışın ne zaman başlayacağını belirleyin: elle çalıştırılan (Manuel), belirli aralıklarla çalışan (Zamanlanmış) ya da bir kayıt olayı gerçekleştiğinde başlayan (Olay Tetiklemeli).
3. Adımları ekleyin. Görsel düzenleyicide düğümleri sürükleyip bağlayın: koşul, aksiyon, gecikme ve onay adımlarını sıralayın.
4. Koşulları tanımlayın. Bir koşul adımında görsel kural kurucuyla “ve/veya” grupları oluşturun (örneğin “öncelik yüksek ve atanan yok”). Akış, koşulun sonucuna göre “Evet” veya “Hayır” yoluna dallanır.
5. Onay adımlarını yapılandırın. Onay adımına kaç kademe olacağını ve her kademede kimin onaylayacağını belirleyin. Gerekirse tutar aralığına göre farklı zincirler tanımlayın.
6. Kaydedip aktifleştirin. Akışı kaydedin ve aktif hâle getirin. Aktif bir akış, tetikleyicisi gerçekleştiğinde otomatik çalışır.
7. Onayları yönetin. Onaya gönderilen kayıtlar için onaycılar “bekleyen onaylar” listesinden ilerler; her karar geçmişe işlenir ve ilgili kişilere bildirim gider.

Süreç akışı

flowchart TD
    A[Talep oluştur: Taslak] --> B[Onaya gönder]
    B --> C[Kademe 1: Yönetici]
    C --> D{Karar?}
    D -- Onayla --> E[Kademe 2: Müdür]
    D -- Reddet --> F[Reddedildi]
    D -- Revizyona gönder --> G[Düzeltme bekleniyor]
    G --> B
    E --> H{Karar?}
    H -- Onayla --> I[Onaylandı]
    H -- Reddet --> F
    H -- Ara onaya gönder --> J[Uzman görüşü alınır]
    J --> H

Sık sorulan sorular

Çok kademeli onay nasıl kurulur? Onay şablonunda ardışık kademeler tanımlarsınız; örneğin önce Yönetici, sonra Müdür, en son Üst Yönetim. Kademeler sırayla ilerler: bir kademe onaylamadan bir sonraki başlamaz. Herhangi bir kademe reddederse süreç orada durur ve talep reddedilmiş sayılır.

Onay zinciri tutara göre değişebilir mi? Evet. Şablonlara tutar aralığı koşulu ekleyebilirsiniz. Örneğin belirli bir tutarın altındaki talepler yalnızca yöneticiden geçerken, üzerindekiler müdür ve üst yönetim onayını da gerektirir. Sistem, kayıt onaya gönderildiğinde koşullara en uygun şablonu otomatik seçer.

Ara onay nedir? Bir onaycı, kendi kararını vermeden önce sürece geçici olarak başka birini dâhil edebilir. Örneğin bir yönetici, teknik bir konuda emin olmak için talebi önce bir uzmana yönlendirir; uzmanın görüşünü aldıktan sonra kendi kararını verir. Ara onay, ana zinciri değiştirmeden ek bir görüş almanın yoludur.

Talebimi onaya gönderdikten sonra geri çekebilir miyim? Evet. Talep hâlâ onay sürecindeyken geri çekebilirsiniz; bu, onay zincirini sonlandırır ve talebi iptal eder. Bir kademe talebi düzeltme için geri gönderdiyse, gerekli değişiklikleri yapıp yeniden onaya sunabilirsiniz.

Bekleyen onaylarımı nereden görürüm? Kendinize düşen tüm onaylar tek bir “bekleyen onaylar” listesinde toplanır. Bir kademe size ulaştığında bildirim alırsınız; listeden talebi açıp onaylayabilir, reddedebilir, düzeltme isteyebilir ya da ara onaya gönderebilirsiniz.

Organizasyon düzeyinde ve proje düzeyinde şablon arasındaki fark nedir? Organizasyon düzeyindeki şablonlar tüm projeler için geçerli varsayılan onay kurallarını belirler. Bir projenin farklı bir onay akışına ihtiyacı varsa, o proje için özel bir şablon tanımlayarak organizasyon kuralını geçersiz kılabilirsiniz. Sistem, önce projeye özel şablonu, yoksa organizasyon şablonunu uygular.